【新】開催レポート①:ICCサミットにスタッフとして初参加してみた!開催前夜までの準備編 – 【ICC】INDUSTRY CO-CREATION

【新】開催レポート①:ICCサミットにスタッフとして初参加してみた!開催前夜までの準備編

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【開催レポート】ICCのウェブサイトを見て「何だかすごそう」と興味を持った私(浅郷)は、2月の「ICCサミット FUKUOKA 2018」にスタッフとして参加してみることに。超初心者の目で見たICCサミット FUKUOKA 2018の表と裏をレポートしたいと思います!

(その1)では、初めての目で見たボランティアスタッフの当日までの準備をレポートします。

次回 ICCサミット KYOTO 2018 の運営チームを募集しています!興味のある方は、募集ページを是非ご覧ください。

「ICCサミット FUKUOKA 2018 開催レポート」の配信済み記事一覧

2018年2月に通算5回目を迎えた、「ともに学び、ともに産業を創る。」をコンセプトに新たな産業を産み出すことを目的としたカンファレンス、ICCサミット。

参加者の熱量の高さから他に類を見ないイベントといわれ、大企業からスタートアップまで今いちばんイキのいい企業が集合して、朝から晩まで3日間、ビジネスの悩みから組織作り、最新の業界情報やトレンド、哲学的なテーマまで、60を越えるセッションで語りあい、寸暇を惜しんでネットワーキングする。

なかでも1日目と2日目に行なわれる「カタパルト」は「新たな産業を産む」というテーマにふさわしく、新進気鋭のスタートアップや、革新的技術を持った企業が、第一線で活躍する審査員たちの前で持ち時間8分でプレゼンを行い、投票によりグランプリが決定する。

ウェブサイトを見て「何だかすごそう」と興味を持った私(浅郷)は、ICCを知っている歴約3か月、専門は編集およびライティングで、性格的にはホスピタリティゼロというど素人。

でもその場が見たくてたまらず、年に2回開催されるサミットの1つ、2月の「ICCサミット FUKUOKA 2018」にスタッフとして参加してみることに。 2月19日のプレ・イベントから、22日のサミット最終日まで、超初心者の目で見たICCサミット FUKUOKA 2018の裏と表をレポートしたいと思います!

1月 121名のグループに招待される

スタッフになるに際して、突然121人もメンバーがいるFacebookのグループに招待される。どうやらこのグループ内では運営にあたっての情報共有や当日現場での周知ツールとして使用される模様。

続いてプレイベントおよび壮行会の案内が次々と届く。グループ内では真面目に議論しているが、こんなに飲みの席が多いなんて、実は飲みたいだけでは?という疑念が湧く。

1月末、プレイベントで怯える

メインイベントは福岡で行なわれるが、プレイベントは東京で行われる。登壇者やボランティアスタッフが集まり、特別開催セッションを聞き、開催前の雰囲気が盛り上がる。登壇者の方々はもちろん、イベントに参加された方々もみなお忙しい方ばかり。知っている顔を見つけて談笑したり、近況報告をしあっている。

私が参加し始めたのは1月下旬で、それから2月20日の本番までにプレイベントは4回あった。それは新年会的な親睦パーティーであったり、本番さながらにセッションの映像をライブ配信したり、ボランティアスタッフの懇親会的なものだったりする。

運営チームの集会

プレイベントの時点でスタッフには受付係、クローク係、案内係など様々な役割が割り振られ、それが本番へのリハーサルにもなっている。もっとも、自分はそんなことも勝手もわからず右往左往。テキパキとその場で不備を修正していくスタッフは別世界の人に見える。飲みたいだけの人達では全然なかった。すみません。

ボランティアスタッフだけの懇親会の前に、ロゴの入ったスタッフパーカーを持参という連絡が入る。「きっと何か作業でもあるのだろう」と思ったが、みんなでお揃いの服を着て飲んでいるだけだった。

スタッフはみなユニフォームとしてパーカーを着用

会の締めの挨拶では、経験のあるメンバー、福岡でリーダー的役割をになうメンバーがそれぞれ短くスピーチ。みんなスピーチがうまい。そしてカンファレンスにかける思いは真剣だ。あまりの意識の高さと、本気度にひたすら怯える。福岡で同じチームになる人を見つけて(正確には見つけてもらって)挨拶をする。当日「はじめまして」では危うすぎるし、コミュニケーションがすべてを救うと願う。

スタッフ朝礼でのスピーチの様子。どんな無茶振りでもベテランのスタッフの対応力は驚くほど高い

2月初旬、400ページのマニュアルにあせる

サミット終了後、参加者の方々からボランティアスタッフへのお褒めの言葉をいただいたが、そのホスピタリティの源は周到な準備にある。全体で400ページを越えるマニュアルは、当日現場で迷わないようにするためで、ICCパートナーズ代表取締役の小林さんが自ら作成し、スタッフ全員が事前に読み込んでいる。

運営チームグループに投稿されたあるスタッフの当日持参ファイル

みな真剣で、Facebookグループでは、参加者の方々の名前の読み方クイズ的なものまで登場し、点数を競い合っている。私は直前まで抱えている仕事が片付かず、マニュアルを前にあせるばかり。みんな忙しいはずだが、きっとそんなことは言い訳にしないはずというのが、事前のグループ内での活発なやり取りで容易に想像できて、さらにあせる。

2月19日 開催前日、会場の設営

手に持っているのがマニュアル。全体マニュアル、チーム業務マニュアル、会場別マニュアルなどいろいろある

ボランティアスタッフは大学生と社会人で構成されていて、その割合は3:7程度。今回は約80人が参加する。社会人は会社から「ICCのボランティアスタッフなら」と、勤務として参加している人もいるが、基本的には有休を使って自主的に来ている。ボランティアなので報酬はなし、交通費も滞在費も基本自腹だ。

設営準備からフルで四日間参加できる人もいれば、二日間のみなど、できる範囲内で参加して、役割を担う。この日は13時に会場に集合して、会場の設営に当たった。各持ち場のチームごとに集まって流れを確認し、備品を確認して、黙々と準備を進めていく。

私は、セッションの動画配信やカタパルトの結果速報、ソーシャルメディアを活用した会場写真のフォトアルバム配信を行うメディアチームに所属した。連携する写真撮影チームとデータのやり取りなどを確認し、メディアチームが陣どるB会場の席に電源など配線やネット回線などを接続し、本番時の作業を確認する。

各会場、各持ち場も着々と準備を進めていく。1時間前までホテルの会場にしか見えなかった場所に、青い幕やパネルが設置され、どんどんICC色になっていく。

2月19日夜 オープニングパーティーで疲れ果てる

瞬時になくなったというバーベキュー。当日は現物を見る余裕すらなかった

開催前日の19日夜は、福岡のウィズ・ザ・スタイルという素敵な雰囲気のレストランで、登壇者、参加者が出席するオープニングパーティーが開かれた。

会場設営が終わったスタッフは、必要人数のみこちらへ移動して運営サポートにあたる。導線やトイレの場所などを確認したら、役割分担を元に各持ち場へ着き、ゲストの到着を待つ。

控えめの照明に対して音量大きめのBGM、立食形式、バルコニーでの豪快なバーベキュー、これらすべて交流が円滑に進むことを想定してのものらしい。徐々にゲストが到着し、8時を過ぎると会場が賑わってくる。過去に参加したことのある人は懐かしい顔を見つけて話を弾ませている。

出席者は社長や企業の幹部クラスばかりだが、雰囲気はアットホームな同窓会のよう。かといって新参者が居づらい雰囲気というわけでもなく、近くの人と自然に会話が始まっている。

気持ちよく、不便なくゲストが過ごして交流していただけるように心がけるのは大前提だが、スタッフも学びつつ、一期一会のこの場を生かすこともICCに参加する醍醐味。スタッフ間だけでも普段会わないような背景の人が多く、業務の折をみては自己紹介を試みる。みんなとても優しいが、初参加の興奮と他にない緊張感に疲れ果てる前夜。この先3日間大丈夫だろうか。

(続)

次の記事を読みたい方はこちら

続きは 開催レポート②:開幕直後にトラブル発生!6会場で33セッション、緊張&大興奮のDAY1 をご覧ください。

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編集チーム:浅郷浩子/榎戸貴史

【編集部コメント】

続編もご期待ください。他にも多く記事がございますので、TOPページからぜひご覧ください。

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ICCパートナーズ(ICC Partners Inc.)は産業を共に創る経営者・経営幹部のためのコミュニティ型カンファレンス「Industry Co-Creation サミット/ICCサミット」の企画・運営および新規事業創出・アライアンスなどのアドバイザー業務を行っています。