共に創り上げる運営チーム募集(ICCサミット FUKUOKA 2018) – 【ICC】INDUSTRY CO-CREATION

共に創り上げる運営チーム募集(ICCサミット FUKUOKA 2018)

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2018年2月19〜22日に新産業のトップリーダーが一堂に集まる日本最大級のイノベーション・カンファレンス「ICCサミット FUKUOKA 2018」を開催します。毎回運営を一緒に支えて頂けるボランティアスタッフを募集はしております。

総勢60-70名の運営チームは社会人80% 大学生20%の構成です。社会人は30歳前後の成長意欲の高いビジネスパーソンを中心に構成されています。一生の仲間と出会う機会です。

社会人はAppLovin、インテリジェンス、スターフェスティバル、ソニー、ビズリーチ、プレイド、BCG Digital Ventures、ベイン・アンド・カンパニー・ジャパン、リクルート、リノベる などのベンチャー企業から大手企業・プロフェッショナルファームの多様なメンバーで構成されています。大学生は京都大学・慶應義塾大学・神戸大学・東京大学・同志社大学・明治大学・立命館大学・早稲田大学などで海外インターン・留学の経験やベンチャー企業でのインターン経験のあるアクティブな大学生が中心です。

まずはICCサミット(カンファレンス)の紹介ムービーをご覧ください。

ボランティアスタッフ応募フォーム

2018年2月19-22日 ICCサミット FUKUOKA 2018に向けての運営チームは募集をスタートしました。以下の応募フォームからぜひ応募いただければ。

以下、運営チームの拘束時間や仕事内容に関してです。

【開催予定】
2018年2月19-22日 ICCサミットFUKUOKA 2018  開催地: グランドハイアット福岡 / レソラホール天神

【拘束時間】

2018年2月19日(月) 13時 会場集合 13:00〜18:00 準備作業 19:00〜21:00 スタッフ前夜祭
2018年2月20日(火) 8:00 – 21:00 ICCサミット 1日目 (メイン・プログラム)
2018年2月21日(水) 8:00 – 21:00 ICCサミット 2日目(メイン・プログラム)
2018年2月22日(木) 8:00 – 21:00 ICCサミット 3日目 (オープンイノベーション・プログラム)

スタッフは最低 2月19日〜21日の20時頃までの拘束となります。3日目は参加可能メンバーのみで運営し、40名程度のスタッフ参加を予定しております。

運営チームの仕事は以下のようなチーム構成で運営しています。

【会場運営チーム】

A. ステージ担当 / 司会

セッション会場のステージ関連業務を担当します。プレゼン機材の接続などの準備やネットワークの設定確認などが主な仕事です。運営チームメンバーはスタートアップで働くエンジニアの方が中心です。各会場2〜4名のチームが担当します。担当する会場に限定されますがセッションの聴講は可能です。一部のスタッフは司会を兼任します。

B. 誘導・マイク担当

セッション中の質疑応答を行います。質問者にマイクを受け渡しを行う仕事です。セッション以外の時間帯は受付業務のサポートや会場入口においてセキュリティチェック・誘導の仕事を担当します。担当する会場に限定されますがセッションの聴講は可能です。

【受付チーム】

C. 受付・誘導担当

ICCサミットの受付業務や会場誘導業務を担当します。受付が集中する開始の時間帯は受付業務が集中しますがピークの時間帯がすぎるとシフト制となりセッションの聴講は可能です。

【スピーカー誘導チーム】

D. スピーカー誘導業務

スピーカー誘導業務は登壇予定のスピーカーの方を事前打ち合わせを行う控室に誘導することと打ち合わせ終了後に会場まで誘導する仕事になります。スピーカーの方と接する仕事となるためマナーのしっかりしたコミュニケーション能力の高い方が担当します。業務以外の時間帯はセッションの聴講は可能です。

【メディア・チーム】

E. メディア担当

ICCの公式FacebookページやTwitterでの情報発信などに必要な業務を行うチームです。「ビジュアル・コミュニケーション」を重視した配信をしており、動画の編集や写真選定などの経験のある方を募集しております。プロのカメラマンに対するディレククションを行うなど担当します。写真撮影や映像の収録・編集はプロのチームが担当しています。担当する会場に限定されますがセッションの聴講は可能です。

運営チームに求めるもの

ICCのコンセプトである「共に産業を創る経営者・幹部のためのカンファレンス(コミュニティ)」を実現するための運営チームとして最高のチームを創りたいと考えています。長文になりますが是非一読頂ければ幸いです。

運営チームのコミュニティをしっかり運営し、相互に学ぶ機会を創りたいと考えております。社会人・学生問わず募集しております。ぜひともよろしくお願いいたします。「フットサル部」などの活動やカジュアルな勉強会(著名経営者を囲んだプライベートな勉強会)も開催しております。

ICCスタッフのドキュメンタリー動画(約10分)をぜひご覧ください。





ICCサミット運営を通じて社会に役立つ人材を育成・発掘する

ICCカンファレンスの運営チームはボランティアチームを中心に運営されています。大型のカンファレンス運営は通常はイベント運営会社に運営を委託するのが一般的な運営方法だと思います。それを自前でボランティアチームを中心に運営するのは理由があります。

運営を通じて社会に役立つ人材を育成・発掘することです。そのためICCは「カンファンレンス」なのですがもともとカンファレンスの運営経験がある方はほとんどいないというチーム構成になっています。

ICCカンファンレンスは参加するだけでも多くのことを学ぶことができるのですが、運営チームに参画することで成長の「きっかけ」になるような場になるように心がけています。単にカンファンレンスを運営すれば良いのではなく、人材の育成や発掘の場にならなければならない。ICCパートナーズは強い信念をもって取り組んでいます 。

ICCサミットのコンセプトに強く共感する人材を集める

人材の育成や発掘の場といってICCカンファレンスをしっかり運営することが必須条件です。そのためICCサミットの目指す「共に産業を創る」というコンセプトに共感し、このコンセプトを実現したいと心の底から思うメンバーを集めています。

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一般公募をしているとよくある参加志望の動機としては「参加費が高いので運営チームでも良いので参加したい」とか「登壇者の話が聞きたい」「人脈を作りたい」というものです。やはり、「なぜICCサミットの運営チームメンバーとして一緒にやりたいか?」という動機を重視しています。

ボランティアスタッフは必ず代表である小林の電話面談があります。しっかり価値観やなぜICCサミットに参加したいのか?をしっかり確認しています。

運営チームメンバーの「成長機会」を提供する

ICCカンファレンスの運営チームのマネジメントの基本的な考え方は「従業員満足度(ES)が顧客満足度(CS)向上につながる」というサービス・マネジメントの原則の考え方を採用しています。 運営チームメンバーの一緒に働いたときの満足度をとても大切にしています。

運営チームのICCサミット参加後のNPSスコアは約90%という驚異的な数字です。参加したスタッフの約90%がスタッフ参加を強く薦める「推奨者」です。

ICCサミットは成長企業の経営者・幹部が200名以上登壇するようなカンファレンスのため、運営チームメンバーも「自分も起業したい」とか「成功したい」といった成長意欲あふれるメンバーが集まります。

高い成長意欲を持つメンバーの「満足」とは何か?それは「成長機会」を提供することです。

成長機会とは何か具体的なことは  ①セッション(プログラム)を聞いて学ぶこと。 ②通常の参加者とスタッフの垣根をなくし、交流する機会をつくること。 ③スタッフのコミュニティを作り相互から学び、刺激を受けること。 この3つをとても大切にしています。

①の「セッション(プログラム)を聞いて学ぶこと」というのは通常の参加者と同様にセッションを聞いて学ぶ機会を提供しています。もちろんスタッフ業務をするのでA会場担当であればA会場のセッションしか聞くことができないなど制約はありますが、参加者同様に聞くことができる。

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受付のような会場の外にいるメンバーはシフト制にしてセッションを聞く時間を必ず作るようにする。できるだけプログラムに参加できるようにすることで学ぶ機会を作ることもできますし、さらにはICCサミットをより良い場にしようというコミットメントが高まります。 自分が素晴らしいと思った場をさらに素晴らしい場にしたいと思うようになるのです。

②の「通常の参加者とスタッフの垣根をなくし、交流する機会をつくること」は、スタッフが通常の参加者と同じパーティに参加することができるというものです。

参加者の方もボランティアスタッフに声をかけてくれたりする。このような機会は刺激になる。 一般的に「スタッフ」というと参加者と普通に話すのは難しいです。

 

ICCサミットの考え方は「運営チームのコミュニティの一員である」という考え方から通常の参加者とスタッフの垣根をなくし、フラットな関係を作ることを心がけています。

以下の写真のようにチームICCのメンバー(AIESECのメンバー)は登壇者(AIESEC卒業生のユーグレナ出雲さん)と一緒に写真撮影をしています。参加者と運営チームとのフラットな関係をチームICCの理想としています。

運営チームメンバーがこのように接することによって人生が大きく変わります。このような機会を作ることは社会に役立つ人材を育成・発掘することにつながるのです。

③のスタッフのコミュニティ作りもとても重要です。同年代のメンバー同士が切磋琢磨する環境を作ることが重要になります。多様なバックグラウンドのメンバーを集めることなど運営チームの採用の段階で気をつけています。

大学生のスタッフであれば同じ大学生なのにこんな凄い人がいるということは刺激になります。そんなメンバーを常に探し続けることがICCサミットを率いるリーダーの重要な仕事です。 開催前にはキックオフ・パーティのような飲み会があり、開催後は打ち上げがあります。

さらに幹部メンバーになると定期的に勉強会をしたり集まる機会を作るように工夫しています。ICCパートナーズが主催する飲み会や勉強会以外にもメンバー自主的に飲み会を開催するなどしています。 会社の枠を超えた「つながり」がある。それがICCサミットのスタッフ・コミュニティです。

ボランティアチームを支える運営手法

ボランティア・チームで運営するというのは心配なことが多いと思います。ICCサミットは運営マニュアルを約300ページに渡り詳細に作りこみます。 ICCの運営チームのマネジメントはラグビーの「オールブラックス」のようなチーム作りです。 素晴らしいメンバーを集め、運営方法も素晴らしいメンバーから評価されるような方法論を作ることです。

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ICCの運営方法は詳細な運営マニュアルを作成し、ボランティア・メンバーの方は前日の準備から参加するだけです。つまり事前の打ち合わせはなく、運営マニュアルを読んで本番に挑みます。運営のミスらしいミスはほとんどなく、運営することができたのはしっかり準備をすることに尽きます。4日間の運営マニュアルは300ページ以上の文量になります。すべてGoogle Documentで作成され、クラウド上で管理されています。

責任者が会場の配置や設備など熟知することでカンファレンスの運営のデザインをする。誰でも具体的に実行可能な内容にすることが重要であると考えています。

責任者自らなぜここまでやるのか? それは開催当日の運営は1人では運営できないからです。当然なのですが受付から会場運営まで1人で運営はできません。いろいろなメンバーの協力ではじめて開催できます。それもボランティアのスタッフですから責任者が本気でやらないと誰がやるのか? と日々思っています。

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責任者が本気で準備し、コミットメントをすることで運営チームメンバーもはじめて素晴らしい仕事ができるようになります。ICCサミットにおいても当日スタッフが「何かやることはないか?」と暇になるくらい準備をする。

成長機会を提供するわけですから、暇な時間ができていろいろな人と交流したほうが良いわけです。時間があればスタッフをスピーカーの方などに紹介したりしています。

規律を重視したマネジメント

ICCサミットの運営チームのは「規律」を重視しています。「規律」とは何か? これはICCサミットの運営メンバーが大切にしていることから生まれました。いくつか事例を紹介します。

1つ目は「時間を守る」という点です。ICCサミット当日の集合時間は8時集合です。8時集合ですがほとんどメンバーが30分前の7時30分には集まり、自発的に仕事をスタートしています。

2つ目は「お互い率先して助け合う」という点です。決められた仕事をするのは当たり前で早く仕事が終わったら他のチームの仕事を率先してサポートするなどお互いに助け合うという価値観がICCサミットの運営チームにあります。これはとても大切にしていることです。いろいろなメンバーが参加しているためコミュニケーションをすることで学びになりますし、全体の仕事が早く終わるほうが良いわけです。このように「利他の精神」が基本にあります。

3つ目は「自己中心的な行動が目立つ仕組みがある」という点です。ICCサミットでは主要メンバーによる運営スタッフのパフォーマンスレビューという人事評価のようなものがあります。その時に必ず問題として挙げられるのが「自己中心的な行動」です。「ボランティア」として参加するからには最大限にメリットを享受したいという考え方をするのは自然です。

「受付の仕事をしないで経営者の方と名刺交換をすることばかりしていた」「スタッフの仕事があるのに参加する経営者とミーティングを優先していた」「経営者との交流を重視し、深夜まで飲みすぎて体調不良でスタッフ業務を放棄した」「(他のスタッフを考慮せず)自分だけ楽しむことに頭がいっぱい」などようなICCサミットの運営チームの価値観とは異なる行動があった場合はストレートなフィードバックがあります。 このようなことはすぐに分かります。

自浄作用が働く規律があるのがICCサミットの運営チームの特徴です。Co-Creationの精神を持つメンバーにとってはとても気持ち良く楽しいチームです。実現したいことや学びたいことは1人1人異なりますが、相互に助け合うことで共に目標を実現する。素晴らしいチームメンバーです。

運営チームの組織開発

運営チームの配置は人材育成においてとても重要になります。これは通常の企業と同じなのですが運営メンバーがどのように成長してほしいか?を考えて配置します。メンバーとはいろいろと話すのですが会話を通じてどのように考えているのか理解し、実際に配置に活かしていきます。

運営チームの組織はチーム単位で行動します。受付チームやスピーカー誘導チームといったような「機能別」の組織になっています。チームの名称も誰もが理解できるように「受付」とか「スピーカー誘導」「マイク(質疑応答担当)」などの名前にします。チームは4名程度のチームにして運営します。

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チーム単位に仕事があるのはボランティアチームだとどうしても病気で欠席などの欠席のリスクがあるためです。個人に仕事を割り振るのは極力さけ、チーム単位で仕事をする。チーム内の仕事の分担はチームリーダーが決めるというものです。

チームリーダーには経験を積んだスタッフを配置します。新しく入るメンバーと経験を持ったメンバーが一緒に動くことで新人は運営方法を学び、リーダーは人をマネジメントすることを学びます。

リーダーの担当はできるだけ固定化しないようにします。受付リーダーだった方は今回は会場の運営リーダーをやろうとかできるだけ配置転換をすることでいろいろな仕事を学び、いろいろな人と一緒に仕事するようになります。

どの仕事もそれほど難しい仕事ではないため、運営マニュアルさえしっかりしていれば誰もが真面目に取り組めばできるようになります。

リーダークラスが複数の業務を経験することで運営チームはレベルアップしますし、マンネリ化せずに新しい成長機会を得ることができるように工夫しています。開催後はリーダークラスから各メンバーの働きぶりのフィードバックがあります。

「次回はリーダーとして活躍できる」などのフィードバックがあり、その結果を次の開催につなげていきます。ボランティアチームにも人事評価があるわけです。このフィードバックは実に的確なフィードバックが戻ってきます。

運営チームの継続性

ボランティアチームの場合はメンバーは必ず入れ替わります。予定が合わないこともあるし、スタッフを「卒業する」ということがあります。これはボランティアチームの宿命であるのですが、人材が輩出されることは素晴らしいことだと思っており、入れ替わりは新しいメンバーを追加できる大きなチャンスと考え、ICCサミットでは「一期一会」を大切にしています。

チームマネジメントで重要になるのは参加の継続性です。リテンションがとても重要になります。そこで 「従業員満足度(ES)」が重要になるわけです。継続的にICCスタッフとして参加すると登壇機会もあります。

運営スタッフがそれぞれ成長機会があるし、楽しいと思うような場であれば継続して参加したいと思うし、さらにはリーダーとなって同じような成長機会を得てほしいと還元したいと思うようになります。スタッフのコミュニティが重要になるのは参加の継続性を高める上でもとても重要なのです。

業者を業者と思うのではなく「仲間」である

チームICCは運営はボランティアチームばかりではありません。写真撮影やバリスタなど「プロ」の力を借りています。しっかり報酬をお支払いし、参加頂いております。チームICCは一般的には「業者」と言われる方も同じチームICCのメンバーとして同じユニフォームを着て運営しています。

写真撮影はフォトクリエイトのメンバーが担当しています。ICCカンファレンス KYOTO 2017は合計7名のカメラマンの方が4日間の撮影を担当しました。写真はカメラマンの江本さんです。写真撮影に利用するシートのしわをアイロンで伸ばしている姿はぐっときます。

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バリスタの井野さんはプロのバリスタとして休み時間などのコーヒーを提供いただきました。登壇者の皆さんとも顔なじみになり、自然と会話も弾みます。

運営スタッフの仕事はテキストを読んでいてもイメージが付きにくいため、冒頭で紹介したようなドキュメ ンター動画はとても効果的です。仲間であるワンダーグラフィックスさんにお願いしており、ボランティアチームと一体となって仕事をしていたこともあり、スタッフドキュメンタリーは現場を深く理解した上でしっかり撮影いただいております。

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ICCのユニフォーム

ICCサミットでは運営チームメンバーは「ユニフォーム」を着て仕事をします。「仲間」であるのはもちろんですが、お互いに運営メンバーであると認識するための重要なツールです。誇りに思っていただけるようなユニフォームにしたいと思い、JAMMINの日本製のTシャツやパーカーを採用しています。

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最後までお読みいただきありがとうございます。ICCサミットでは運営チームメンバーを募集しております! こちらの応募フォームからぜひ応募いただければ。

より素晴らしい場にしていくことが私の重要な仕事であり、そのためにICCカンファレンスの考え方をしっかり書こうと思い、この長文の内容になりました。 運営チームとして参加すれば必ず成長し、素晴らしい仲間が見つかります。

素晴らしいスタッフメンバーが集まれば本当に素晴らしいカンファレンスになります。ぜひ一緒に創りあげるメンバーを募集しております。
よろしくお願いします。

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