【活動レポート】ICC サミット KYOTO 2018 一足早く視察に行ってきました! 京都下見レポートPart.1<会場編> – 【ICC】INDUSTRY CO-CREATION

【活動レポート】ICC サミット KYOTO 2018 一足早く視察に行ってきました! 京都下見レポートPart.1<会場編>

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みなさんこんにちは、ICCパートナーズの活動をお伝えする浅郷です。参加予定のスタッフの方々は、Facebookの投稿でご存知かもしれませんが7月18日〜20日、京都の視察旅行に行ってまいりました。こちらの記事ではICC サミット KYOTO 2018で使用する会場についてのレポートをお伝えします。

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ICCサミットは「ともに学び、ともに産業を創る。」ための場です。毎回200名以上が登壇し、総勢800名以上が参加する。そして参加者同士が朝から晩まで真剣に議論し、学び合うエクストリーム・カンファレンスです。次回 ICCサミット KYOTO 2018は2018年9月3日〜6日 京都市での開催を予定しております。

視察のねらい


今回は、ICCパートナーズ社員5人全員そろって京都へ行きました。京都会場の視察は、2018年の開催について実は2度目です。2月の福岡が終了したすぐ後の3月に小林と北原のみで、会場などの確認を行っています。なぜまた5人で行ったのか?というと、その目的は2つあります。

1. 小林除く社員は京都での開催は未体験、1名にいたってはICCサミット未体験のため、少しでも会場の雰囲気を感じ、具体的にイメージできるようにするため。

2. ご参加いただく皆様に最高の体験をしていただくために、事前に現場をしっかり見て準備するため。

ICCパートナーズは、今年の2月以降に入社した社員ばかりです。代表の小林が会場について見ているところや、運営にあたり注意するポイントや描くビジョンを少しでも共有しようと、私たちは心がけました。

普通ならばそれは、企業の秘伝のノウハウとして守るところかもしれませんが、売上すら開示しているICC、もはや隠すことは何もありません。むしろすべてを公開したうえで、どれだけ真剣に取り組み、完成度を上げていけるかが肝心なのです。

ここからは、視察をどういう観点で行ったかをレポートしたいと思います。

視察ポイントその1:慣れた会場でもしっかり確認する

ウェスティン都ホテル京都での開催は、前職を含めて小林はすでに7回のため、会場もホテルの人なみによくわかっているのですが、今回は運営スタッフも加えて合計1000人以上と過去最大の動員となり、初めての試みもいくつかあります。

運営にあたっても、無駄のない運営と疑問点の解消、変更点の確認をスタッフとホテルがしっかり行うことで、可能なかぎりスムーズな運営を目指します。

前回の打ち上げのシメの挨拶にもあったとおり、会場を提供していただくだけでなく、その場のスタッフの方々ともしっかりとタッグを組み、お互いに協力体制を築くことも、大事な目的でもあります。

ウェスティン都ホテル京都の村井剛介さん、山下尚子さんは、昨年に引き続きご担当いただきます。会場レイアウト案の資料をもとに広い施設をご案内いただき、早速現場の確認を行いました。今回の試みとしては、福岡に引き続き、京都でも28社のカタパルトパークが展示となります。

今回カタパルトパークが設置されるエリア。写真奥が受付で、左側が会場です

視察ポイントその2:会場を実際に足を運んで、見る

一部LEXUSチームの皆様とも合流し、会場の確認を行いました。会場内に車両(LEXUS)を展示するのは、私たちにとっても初の試み。いつ、どうやって車両を搬入するのかを、念入りに確認しました。

LEXUSの試乗を提供する出発地点の車寄せ。試乗ルートは現在検討中

入口から会場を見たところ。左手奥がA会場、手前がB会場、仕切られた右奥にLEXUSを展示し、手前は軽食エリアになります

壁やドアはすべて可動式。車を設置したときのドアの位置や搬入を何時に行うかを確認。火気厳禁のため、ガソリンを抜いて押して搬入するそうです

LEXUSチームと分かれたあとは、各会場の下見です。ホテル内は予想以上に広く、複雑なので、歩きやすい靴は必須です。じゅうたんが沈むので、女子は歩きやすい靴でも、小さめのヒールだと足をとられるかもしれません。

この縦長の会場を横に仕切って、C会場、D会場を設営します

スピーカーの待機室。中央がウェスティンの山下さん。セッションをサテライト視聴できるようにする予定です

F会場。密室感が高いので、議論が盛り上がりそうです

3Fのバー「ムーンライト」は、10時〜17時に参加者専用カフェ「モチベーションクラウド・ラウンジ」として使用される予定です。昼間のほうが眺めがいいそう

バーを逆側から見たところ

ランチパーティー会場。今回は参加者が増えたため、スタッフのランチはここではなく、メイン会場の軽食スペースになる予定です

下見後の打ち合わせ。昨年から変わったことや、クロークの預かり時間など細かなことを確認

視察ポイントその3:初めての企画は打ち合わせを入念に

今回、会場に特別なインパクトを加えたいということで、京都在住の電通の各務 亮さんにご紹介いただいたのが、未生流笹岡の家元、笹岡隆甫さん。LEXUSの展示に伴い、生花とコラボしてみてはという話が進み、笹岡さんにもご快諾いただきました。

京都市内の笹岡さんのお稽古場を訪ねました

笹岡さんのお稽古場にてLEXUSチームと再び合流して、どんなものにするかをご相談しました。LEXUSの映像を見たあと、会場的に実現可能なことをホテルに確認しながらイメージを固めていきます。笹岡さんの頭の中にはすでにイメージが浮かんでいるようです。

いつ生け始めるのかや、お花の設置場所、背景の布、3日間の展示となるため、メンテナンスの時間なども合わせて確認しました。

右奥が笹岡さん。完売したカラーのLEXUSと生け花のコラボをお楽しみに!

今回、新しい企画はまだあります。それがブルーボトルコーヒーの「コーヒーカッピング体験」。カンファレンス開催中の3日間、毎朝8時から、会場のウェスティン都ホテル京都からゆっくり歩いて徒歩10分、南禅寺の目の前にあるお店で行います。

ウェスティンの前の道路を右側に進み、信号を渡ってゆるい坂を降りていきます

南禅寺前の交差点を進行方向から右に折れてしばらく歩きます

参道を進み、こんなところにお店があるの?と思ったころ、水色のロゴの看板が見えます

築約100年の古い旅館をリノベートしたお店。飲み物のオーダーは奥の建物で

奥のガラスの向こう側の坪庭は、以前はお風呂だった場所だそう

飲むグラスを選んで、味わいや香りが楽しめるコールドブリューのアイスコーヒー

外は40度近い猛暑でしたが、写真のアイスコーヒーのおいしかったこと!

こちらでは、コーヒーの香りや味をテイスティングする体験を提供します(約40分間)。想定よりも多くのご希望をいただき、惜しくも参加できない方々は申し訳ありません。東京やほかのブルーボトルコーヒー店舗で体験ができますので、ぜひ機会があればお試しください。

小林は東京の店ですでに体験済みで、ブルーボトルの大ファンのため打ち合わせは早々と終了、オフィスを見学させていただきました。

2階はオフィスで、お店を見下ろすことができます。ブルーボトルで大切にしているという「トランスペアレンシー」がここでも貫かれています

お店は朝8時からの営業で、カッピング体験に参加しなくても、コーヒー好きの方はぜひ訪れてみてはいかがでしょうか。午後は観光客で混むそうなので、豆をローストしたての午前中がおすすめです。

視察ポイントその4:パーティー会場も下見をしっかり

小林いわく「お店はおしゃれなだけではだめ、料理重視でないとだめ。そういうお店をおかりして、ICCサミットをブランディングしていくのだから」ということで、昨年と同じ場所ですがICCサミット開催中のパーティー会場も下見してきました。

各会場でお出しするものにもこだわります。「おいしいですねと言われると、それについて語れなければいけない。最高の体験を提案するためには、どう最高なのか体験をしないと理解できないし、店の人よりも詳しく説明できるくらいでないと、わかっているとはいえない」とのことで、各会場でしっかり食べてもきました。そのレポートはパート2をご覧ください。ここでは会場を紹介していきます。

THE SODOH

オープニングパーティーの会場、SODOHの入り口

京都東山の麓にある、清水寺や八坂神社にほど近いロケーションにあるSODOHでは、9月3日の月曜日、登壇者や参加者向けのオープニングパーティーが行われます。日本画の巨匠、竹内栖鳳の90年前の邸宅をリノベーションした、1700坪ある敷地内に点在する施設のうち、重厚な雰囲気のある2階建ての施設「THE HIGASHIYAMA」などの会場を貸し切りで行います。

SODOH木村さんと打ち合わせ

庭が見える1階。食事と会話を楽しめます

「THE HIGASHIYAMA」会場2階。大きなシャンデリアは上下可動式でびっくり!到着後はまずこちらへご案内します

前回は2階に人が集中してしまった反省から、椅子の配置やナビゲーションの改善、用意いただくお酒の種類を相談しました。開催前夜ということ、閑静な住宅街であることからパーティーは20時半に終了予定です。参加予定の方は、高台寺の五重塔バックの素敵な写真スポットがありますので、ぜひお楽しみに。

敷地内には池もあります。暗い中、足元お気をつけください

ちなみに、うっそうとしたお庭が美しい施設なので、誘導担当のスタッフは虫よけをお忘れなく。私たちはしっかり蚊に刺されました!

LEXUSチームも交えて打ち合わせ中

FORTUNE GARDEN

2つ目のパーティー会場は、FORTUNE GARDEN。街なかにあるおしゃれな洋館で1927年に建築された島津製作所の旧本社ビルを、レストランやパーティースペースとしてリノベートした会場です。スタッフ前夜祭と、1日目の登壇者パーティーがこちらで行われます。

エントランス周辺

4階の受付から入ったところ

パーティーでは、バンドがここに入って演奏する予定です

お料理はフレンチ・ビストロでランチもおすすめです。お時間のある方はぜひ

ここでは、FORTUNE GARDEN KYOTOの木下 聖悟さんと、スタッフの配置などについてを確認。直近東京のパーティーの人気のフードや飲み物の傾向と希望を伝えて、ご協力をお願いしました。スタッフ前夜祭のメニューは若手が多いことから、お肉を多めにお願いしたのでお楽しみに。人気の生ハイボールも登場する予定です。

鮒鶴京都鴨川リゾート

パーティー会場といえばもうひとつ、鴨川沿いにある鮒鶴も忘れてはなりません。こちらの会場では水曜日の夜のパーティーを開催します。

前回はこの京都らしい川床が大盛況、人が鈴なりで物凄い光景だったそうです。思わず外に出たくなってしまう絶景ですが、クラシカルな建物内部も素敵です。

上階から川床を見下ろしたところ

気持ちのいい風が吹き抜ける川床

フレンチがとても美味しいレストランです。普段は結婚式の披露宴などにも使用されています

ここでの打ち合わせのテーマも、過去最大参加者数のため、いかにストレスなくお楽しみいただけるかです。カンファレンス会場からのタクシーでの送り出し、来場数を正確に測るためのカウント方法、不審者が入り込まないようにする仕組みに加えて、クロークの人数、受付テーブルの設置場所と動線確認などを話し合いました。

ICCのパーティーではいつもBGMが流れていますが、京都の条例により深夜営業の店で、野外の音出しはNGとのこと、会場内での特別な演奏を企画しています。生演奏で、演奏の曲目はたとえばこんな感じ、音量はどのくらい、他の会場ではこんな音楽を流すなど、情報を伝え、かなり具体的に細かい要望を伝えました。

鮒鶴 山元勝之さん、バリューマネジメント井上慎一さんたちと打ち合わせ

2日に渡って、さまざまな会場の方々とお会いして打ち合わせと確認を行いました。当日は、おそらく想像を超えたものになると思いますが、実際に会場を見て、どんなものにするのか、そのために何をするのかを具体的にイメージすることができました。

関西スタッフもキックオフ

ふだんのICCのイベントは東京ばかりで、なかなかその他の地域から来てくださるスタッフのみなさんと顔を合わせる機会はありません。

京都に来る前日は、東京でスタッフのキックオフイベントを行ったばかり。スカラシップ制度を使って遠路はるばる来てくださった方もいましたが、全員がそうできるわけではありません。前回初参加した私は、顔見知った人がいることがどんなに安心かよく知っています。

イベントは関東ばかりで不公平のため、このタイミングで、ハイアット・リージェンシーで関西のスタッフのみなさんと顔を合わせる機会を設けることにしました。関西在住の登壇者や参加者の方々、昼間に打ち合わせをしたウェスティン都ホテル京都、SODOH、FORTUNE GARDENの方々にもお声がけし、なんと東京からは前回MVP投票2位の市川さんも駆けつけてくれました。

みんなでポーズ

のぞみ藤田さんと運営スタッフ

「ハイアット・リージェンシーのごはんはおいしいね」

ウェスティン都ホテル京都の皆様と、運営スタッフの西川さん、ICC北原

最後にはフィラメントの角さんにご挨拶いただきました

能で鍛えた素晴らしい声で、会をしめていただいた電通 各務さん

最後にみんなで記念撮影

関西スタッフチームは、初参加の方が比較的に多かったのですが、参加くださった皆様と和気あいあいと話すことができ、いい夜になったのではないかと思います。個人的には、打ち合わせをした会場の方々にも来ていただけたことで、一緒にICCサミットKYOTOを成功させようという気持ちを確認できたように思いました。

続くもう1本のレポートでは、コンテンツを充実させること、実際に体験して見知っていることが大事という考えのもと、社員全員で体験したことをお伝えします。よろしければ、そちらもぜひご覧ください。

(終)

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編集チーム:小林 雅/浅郷 浩子/北原 透子

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ICCパートナーズ(ICC Partners Inc.)は産業を共に創る経営者・経営幹部のためのコミュニティ型カンファレンス「Industry Co-Creation サミット/ICCサミット」の企画・運営および新規事業創出・アライアンスなどのアドバイザー業務を行っています。