【スピーカー控室/写真チーム】連携する部門が多いポジションで、全64組、1,214カット無事撮了の「感謝と学び」(ICC FUKUOKA 2021 チーム・カタパルト) | 【ICC】INDUSTRY CO-CREATION

【スピーカー控室/写真チーム】連携する部門が多いポジションで、全64組、1,214カット無事撮了の「感謝と学び」(ICC FUKUOKA 2021 チーム・カタパルト)

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2021年3月23日〜24日、ICCオフィスにて、ICC FUKUOKA 2021の最後のイベント、運営スタッフ打ち上げが2回に分けて行なわれました。そこで開催された運営スタッフがチームごとに自分たちの仕事をプレゼンする「チーム・カタパルト」の書き起こし記事をお届けします。「スピーカー控室/写真チーム」を代表してプレゼンを行なったのは鬼澤 絵美さんです。ICCサミットの運営を担うスタッフがどんな人たちで、どんな役割を担っていたかわかる内容です。ぜひご覧ください!

ICCサミットは「ともに学び、ともに産業を創る。」ための場です。そして参加者同士が朝から晩まで真剣に議論し、学び合うエクストリーム・カンファレンスです。 次回ICCサミット KYOTO 2021は、2021年9月6日〜9月9日 京都市での開催を予定しております。参加登録は公式ページのアップデートをお待ちください。


2021年3月24日
【第二回目】ICC FUKUOKA 2021 スタッフ打上(誘導+受付+サポート)

【チーム情報】
ICCサミット FUKUOKA 2021
(スピーカー控室/写真チーム)

池田 史、鬼澤 絵美、櫻内 智子、豊島 里香、三木 茉莉子


▶︎実際のプレゼンテーション動画もぜひご覧ください。

本編

鬼澤 絵美さん 本日は皆さんに、控室/写真チームの「挑戦」と「魅力」を知ってもらい、投票してもらうために来ました。

「(お願い)」です!

(会場笑)

なぜ投票してもらいたいのかというと、オーパス・ワンを飲みたいからです。

▶編集注:チーム・カタパルト優勝チームには最高級ワイン「オーパス・ワン」が贈られる。

控室/写真チームの「挑戦」と「魅力」を伝えたい

ですが、もちろん本当の理由、「2つの強い思い」があって来ました。

1つ目は、「チームへの思い」です。

控室/写真チームメンバーの「挑戦」が称えられた証になるからです。

2つ目は、「未来のICCスタッフへの思い」です。

控室/写真チームは「魅力」があるという証になるからです。

そのために今日、私たちの「挑戦」と「魅力」をお伝えしていきます。

控室/写真チームの仕事

控室/写真チームは、どのようなことをしているでしょうか。

赤字が控室/写真チームの関わっている部分になります。

登壇者の方が控室へ来られたら、飲み物の提供のほか、少しでも良いテンションでセッションに挑めるように心地良いコミュニケーションを心がけつつ、機材チェックや有事の際には迅速かつ臨機応変に対応し、登壇者の集まり状況を見て、誘導チームと連携しながら、フォトブース(※) へと案内していきます。

▶編集注:セッションごとに登壇者の方を撮影する場所。

また誘導チーム、各会場運営チームとも連携して、機材チェック状況の共有を行った上で、ベストのタイミングで送り出しのサポートをしています。

その他、各会場や各パーティでは、カメラマンおよびメディアチームの方と連携して、現場でのディレクションを行い、パーティ・Co-Creation Night・福岡PayPayドームの参加者への各種案内業務を行っていました。

しかし今回、新会場(※)・新体制となって、前回6~7名で行っていたことを5名で行わなければいけませんでした。

▶編集注:ICC FUKUOKA 2021は前回会場のグランドハイアット福岡から、ヒルトン福岡シーホークへと会場が変更になった。

少ない人数でホスピタリティの質を落とさずにサミット全体の運営が円滑にいくようにすることが求められていました。

挑戦①「さくらさん考案“フォーメーション”」

そこで挑戦1、さくらさん(櫻内 智子さん)考案のフォーメーションです。

今回、連携する部門がとても多かったので、一人ひとりが役割を担いました。

各自の強み、要望も踏まえたさくらさんの配置によって、各自の役割に集中することができて、質を担保することができました。

そして、みんなの連携によりファインプレーが続出しました。

撮影後になんと離席してしまった方をりかちゃん(豊島 里香さん)が見つけてくれ、声かけをして、無事会場へお届けすることができました。

撮影チェックでのイレギュラーが発生した際には、みきまりさん(三木 茉莉子さん)と会場運営チームの方との連携で即解決しました。

また、いつの間にかふらっといなくなっている登壇者の方が続出しましたが、その時も誘導チームの方やさくらさんに後追いでフォローしていただいて、見失うこともなく無事会場にお届けすることができました。

撮影後、名刺交換会が始まった時も誘導チームの方の協力で、会場にお届けすることができました。

登壇者の方が登壇直前に行方不明で電話にも出ないということが発生しました。

そんな時もみきまりさんが、常連の登壇者の方にメッセージを送っていただくように依頼をした上で、誘導チームの方が発見してくれました。

登壇者の撮影は通常登壇前に行うのですが、遅れた方がいらっしゃる時に登壇後に行うことがあります。

そんな時は会場運営チームの方が登壇者の方へアナウンスをしてくれて、率先してサポートしてくれました。

控室/写真チームだけではなく、連携が多い分だけ、そういった皆さんのサポートによって支えられていたと思います。

その結果、全64組、1,214カット、大きなトラブルもなく、おもてなしと誘導と撮影が終了しました。

ありがとうございました。

(会場拍手)

挑戦②「徹底したアナウンスとフォーメーション」

もう1つの挑戦として、今回控室/写真チームが取り組んだのは、前回の課題でもあるスカラシップ撮影です。

前回、支援者の方が余る大変失礼な事態が起こってしまいました。

現場での対応以外にも、事前の周知徹底が足りていなかったことを踏まえて、今回専用のSlackチャンネルで開催前から時間や配置、どのように待機してもらって撮影に挑んでもらうのかというフローも徹底して、アナウンスとリマインドを行っていました。

それによって支援者9名、スタッフ36名、個人スカラシップ支援者3名の皆さんの撮影が定刻でスタートして、20分で終了できました。

おかげさまで、支援者の方へ感謝をお伝えする時間もたっぷり確保することができました。

ありがとうございました。皆さんのご協力のおかげです。

前回の心残りに対する挑戦

そして、最後に私自身の挑戦を少しお話しさせていただきます。

私自身は、前回撮影チームを担当していましたが、登壇者の顔と名前が一致しないことで迅速な対応ができずに、心残りがありました。

今回はさらに控室チームでもあるということで、なおさら顔と名前の一致はとても重要です。

必要な時には話題提供もできるようにしたいと思い、実はA会場チームの大悟君(市川 大悟さん)がカタパルト登壇者のリストを作成しているのを見て、すごくいいなと思いまねさせていただきました。

フォトブースに立つ登壇者の皆さんのリストをセッション前に作成しました。

日別でシート分けして、セッションごとの登壇者の方の役割、写真、企業名のほか、別途情報を追記したり、いわゆるカンペを手元に用意しながら行っていました。

特に今回、登壇者のキャンセル、変更もあったと思いますが、プログラム冊子には入稿タイミングの兼ね合いなどもあって、すべての変更内容が反映されていませんでした。

起こり得ることとして、欠席でいない方の名前を呼んだり、代役で加わってくださった方の名前を抜かしたりすることが考えられます。

それはとても失礼だと思うので、各会場のスライドと、WEB版のプログラムの更新内容を照らし合わせて、最新の情報でリストを作成しました。

その結果、誘導チームの方が気づいて、登壇者の方にアナウンスしてくれたりという協力もあって、全登壇者の方の身だしなみがばっちりなだけでなく、ネームタグが見えない距離でも判別がつくようになり、ネームタグを忘れた方でも名前でお声がけして、撮影後にしっかりとネームタグを発見してお渡しすることができました。

今回リストを作成することによって、もちろん登壇者の名前と顔が一致したことでコミュニケーションが迅速かつスムーズにもなりましたし、作成する中で、「○○さんが登壇続きになるな」ということが見えてきます。

そうすると、「スマホ撮影用に手袋を余分に用意しておこうか」というように、事前に推測して準備しておくこともできました。

次回、私はサポートチームに入りますが、登壇者の方がバリスタコーナーにいらっしゃった時のためにも、今後も個人的にリスト作成を続けていきたいと思いました。

控室/写真チームの魅力①「登壇者との距離が近い」

控室/写真チームの魅力とは何でしょうか?

まず1つ目は、何よりも「登壇者の方との距離が近いポジションである」ということに尽きると思います。

控室では登壇者の方へのおもてなしやケアを、また写真では登壇者の方やスポンサー、参加者の笑顔を一番間近で接する分、ホスピタリティ精神が磨かれるポジションです。

控室/写真チームの魅力②「全方位外交の面白み」

2つ目は、「全方位外交の面白み」です。

今回、控室/写真チームが合体したことによって、さらに受付、誘導、メディア、会場、本当にほとんどのチームの方と連携を図りながら、登壇者の方やスポンサー、参加者の方ともコミュニケーションが図れるポジションです。

つまり、ICCに関わるすべての人の想い、気持ちに意識を向ける全方位外交を体感できます。

たくさんの人と近い距離で接することができるということは、要するに「感謝」と「学び」多きポジションということです。

いかがでしたでしょうか?

本当はもっともっと皆さんの挑戦と活躍を伝えたいところです。

本来ならばここにいるべき、大活躍したりかちゃんを称えてほしいですし、ミスは許されないというプレッシャーの中で、プレッシャーに打ち勝ったさくらさんの戦略も称えてほしいです。

経験者として安定感あるサポートをしてくださったふみちゃん(池田 史さん)や、みきまりさん、そして誘導チームの皆さんも含めて称えてほしいと思います。

……だからもう一度だけ言わせてください。

オーパス・ワン、飲みたいです。

(会場笑)

お願いします(笑)。

今日はこれだけのために鎌倉から1時間45分かけて来ました。

1時間45分をぜひお金に換算してください。全然足りないかもしれませんが、皆さんの時間と換算していただいたら、全然オーパス・ワンが足りる分だと思います。

ぜひ皆さんと飲みたいです!

よろしくお願いします。ありがとうございました。

(終)

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編集チーム:小林 雅/浅郷 浩子/北原 透子/戸田 秀成/小林 弘美

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ICCパートナーズ(ICC Partners Inc.)は産業を共に創る経営者・経営幹部のためのコミュニティ型カンファレンス「Industry Co-Creation サミット/ICCサミット」の企画・運営および新規事業創出・アライアンスなどのアドバイザー業務を行っています。