【E会場運営チーム】チームビルディングを経て迎えたICC運営本番。ともに課題を解決し、フィードバックしあえる関係に(ICC FUKUOKA 2021 チーム・カタパルト) | 【ICC】INDUSTRY CO-CREATION

【E会場運営チーム】チームビルディングを経て迎えたICC運営本番。ともに課題を解決し、フィードバックしあえる関係に(ICC FUKUOKA 2021 チーム・カタパルト)

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2021年3月23日〜24日、ICCオフィスにて、ICC FUKUOKA 2021の最後のイベント、運営スタッフ打ち上げが2回に分けて行なわれました。そこで開催された運営スタッフがチームごとに自分たちの仕事をプレゼンする「チーム・カタパルト」の書き起こし記事をお届けします。「E会場運営チーム」を代表してプレゼンを行なったのは斉藤 実香子さんです。ICCサミットの運営を担うスタッフがどんな人たちで、どんな役割を担っていたかわかる内容です。ぜひご覧ください!

ICCサミットは「ともに学び、ともに産業を創る。」ための場です。そして参加者同士が朝から晩まで真剣に議論し、学び合うエクストリーム・カンファレンスです。 次回ICCサミット KYOTO 2021は、2021年9月6日〜9月9日 京都市での開催を予定しております。参加登録は公式ページのアップデートをお待ちください。


【チーム情報】
2021年2月15〜18日開催
ICCサミット FUKUOKA 2021

(E会場運営チーム)

井上 天馬、内田 久美子、斉藤 実香子、宍戸 直也(統括)、杉田 彩子、平野 紗希(統括)


▶︎実際のプレゼンテーション動画もぜひご覧ください。



本編

斉藤 美香子さん 皆さん、こんにちは。今回はこの場をお借りしてE会場の偉業を発表したいと思います。

改めまして、私はICC参加が2回目の斉藤 美香子です。

前回は受付で、今回初めて会場運営に参加しました。

E会場のメンバーは、こちらです。ビール好きのお姉さんが2人もいました。

2つのオンラインワークショップを運営

早速ですが、E会場の偉業、それは「オンラインワークショップの功績」です。

E会場は、楽天大学“がくちょ”こと仲山 進也さんによるオンラインワークショップが2つありました(※) 。

▶編集注:Session 2E「一度は体験したい 仲山進也のチームビルディング講座1(120分拡大版)」とSession 8E「強みと弱みの活かし方(凸凹力) – 仲山進也のチームビルディング講座 3(120分拡大版)」。

こちらは過去3回の参加者の方の満足度を表したグラフです。

このようにオンラインになるだけで満足度が大きく下がることがわかります。

しかし、今回2日目に実施されたSession 8E「強みと弱みの活かし方(凸凹力) – 仲山進也のチームビルディング講座 3(120分拡大版)」のワークショップは、前回に比較して、満足度がなんと20%以上も上がりました。

そしてこの89.5%という数字は、全セッションで第3位の満足度を記録しました。

なぜここまで大幅に満足度を上げることができたのでしょうか。

それには、ある一つの機材の導入が関係しています。

この機材、そして導入までの軌跡をご紹介します。

ハウリング対策で多くの議論

そもそもがくちょのオンラインワークショップの何が難しいのかと言うと、フラフープを使ったり、参加者の名前を覚えるワークがあるので、参加者の方々の反応がとても大事になります。

つまり、がくちょの声を会場に届けるだけでなく、参加者の反応をがくちょに届ける必要もあります。

ただ、これをZoom上で行うと、ハウリングが起こります。

そのため私たちは、ハウリングを発生させずにワークショップを進めるために、事前にたくさん議論を行いました。

スタッフ前夜祭でも団欒をする暇なく議論を行い、本番ギリギリまで準備を重ねました。

こうして議論を重ねた結果、ワーク中のみ参加者の反応をがくちょに届け、その間はがくちょの声を会場に届けないように調整することで、ハウリングを防ぎました。

この方法で1日目は無事成功しました。

1日目の夜、がくちょからの依頼

しかし、1日目の夜、がくちょからこんな依頼が来ました。

ワーク中の参加者の声だけでなく、セッション全体で会場の反応や参加者の声を常に聴きながら、運営を進めたいという依頼でした。

対応するには、まず音を拾う機材が足りません。

また、依頼をいただいたのは、1日目の夜中で、次の日の午前中に行われるオンラインワークショップまで全く時間がなく、絶望的な状況でした。

しかしE会場のメンバーは全員諦めていませんでした。

「会場の音を常時拾えるか、セッション前にテストします」と、さき(平野紗希)さん。

そしてダメもとでドキュメンタリー動画撮影をしてくださるパートナー企業のワンダー・グラフィックスさんに機材を調達しに行く宍戸さん。

この時、本番80分前でした。

そして持ってきた機材は、集音マイクでした。

そんなギリギリの状況で闘う私たちをみて、会場でセッションの録画や音響を行っているアークベル柳沢さんが、集音マイクの調整に全力を尽くしてくださいました。

この時、本番30分前でした。

そしてセッション開始15分前、ついに集音マイクの調整ができ、会場の音を常に拾うことができるようになりました。

がくちょの声を会場に届けながら、会場の音もがくちょに届きます。

つまり、オフラインとほぼ変わらない環境を提供することができたのです。

そしてがくちょから、めちゃめちゃやりやすかったという声をいただき、参加者の満足度が高いだけでなく、登壇者の方も満足のいくセッションを作ることができました。

これは、私たちメンバー全員が登壇者の方の希望に応え、いいセッションを作ることにこだわり続けた結果でした。

事前のチームビルディングで相互理解を深めた

この結果を生み出すことができたのは、事前のチームビルディングのおかげでした。

こちらはキックオフで使用した自己紹介のスライドですが、通常の自己紹介だけでなく、自分の個性やこだわりを共有し、相互理解を深めることを非常に重視していました。

事前に互いへの理解が深まったことで、オンラインワークショップの成功が生まれ、都ホテルで行われた打ち上げでは、互いのGood/Mottoを、夜中の3時まで討論するような関係になっていました。

E会場運営チームの良さは、登壇者の希望に応え、いいセッションを作ることに目的を統一できたこと、その目的達成のためにチームビルディングを重視したこと、その結果準備から会期までの間に、いい関係性になっていたことだと思います。

実際に私も、目的に向かって一緒に頑張るE会場の運営に参加できてとても楽しかったし、こだわり続けるメンバーの姿を見て、参加者の方、登壇者の方、そしてスポンサーの方、すべての視点を持ちながらセッションを運営することの大切さを学びました。

この学びを、また次のICCにつなげていきたいと思っています。

ご清聴ありがとうございました。

(終)

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編集チーム:小林 雅/小林 弘美/浅郷 浩子/北原 透子/戸田 秀成

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ICCパートナーズ(ICC Partners Inc.)は産業を共に創る経営者・経営幹部のためのコミュニティ型カンファレンス「Industry Co-Creation サミット/ICCサミット」の企画・運営および新規事業創出・アライアンスなどのアドバイザー業務を行っています。